Эффективные совещания и эффективные митинги это часть неотъемлемой деловой коммуникации в нашей жизни. Особенно это актуально если вам необходимо организовать совещание, вести переговоры, проводить митинги, делать презентации и прочую коммуникацию ориентированную на группу людей.
В этой теме мы пройдемся по ряду факторов, которые оказывают влияние на эффективность совещаний и митингов. При этом выделим три наиболее важных факторов, которые оказывают ключевое влияние на эффективность подобных мероприятий.
Вообще, раз уж мы коснулись этой темы, нужно отметить, что существует много факторов, которые необходимо учитывать для проведения эффективных и продуктивных мероприятий, совещаний и митингов. К таким факторам смело можно отнести следующие: цель мероприятия, участие “правильных людей”, наличие плана (повестки), временные ограничения, удобное место и время, подведение итогов, экспертизу участников, заметки во время встречи и другие.
Эффективные совещания и эффективные митинги
Все же, цель этой статьи – выделить три ключевых фактора успешного мероприятия: будь это эффективное совещание, эффективный митинг или собрание. В этой статье мы рассмотрим основные факторы, и в итоге выделим всего три наиболее важных, ключевых фактора для эффективных и продуктивных совещаний, да и мероприятий в целом.
? Цель.
Как насчет совещания без четко сформулированной цели?
Теоретически возможно. Если вы руководитель, то скорее всего вам удастся собрать сотрудников на данное мероприятие. Но зачем это вам!? Да и вопросы такие как: “А зачем мы здесь собрались?” скорее всего будут исходить из уст ваших сотрудников и ставить вас в не самое удобное положение. Мероприятие без четко сформулированной цели, в лучшем случае, вызовет ухмылку на лицах присутствующих. Итак, цель – это первое с чего нужно начать. Задайте себе вопрос, а какова цель данного мероприятия? Если у вас нет точного ответа, то лучше воздержаться от его проведения. Одним из примеров цели может быть решение проблемы или сбор обратной связи.
Резюме: Цель – это ключевой фактор. Если нет четко определенной цели, значит “нет” мероприятию.
??? Правильные люди.
Вряд ли можно рассчитывать на продуктивную дискуссию, пригласив людей, не имеющих ни малейшего отношения к вопросу или проблеме, о которой, собственно, и будет речь на совещании. Поэтому приглашать на совещание желательно людей, которые непосредственно заинтересованы в обсуждаемом вопросе. Конечно, и у этой рекомендации могут быть исключения, но в целом этот фактор необходимо учитывать. Более того, люди, не имеющие отношения к этому вопросу, будут просто тратить свое время, а в худшем случае могут создавать непродуктивный шум, задавая бессмысленные вопросы.
Резюме: даже если аудитория подобрана не совсем оптимально, но ключевые люди присутствуют, с большой вероятностью встреча пройдет продуктивно, несмотря на описанные выше риски.
✔️ План (повестка дня).
Наличие цели — это замечательно. Самое время создать план для встречи или, другими словами, продумать шаги для достижения цели (пример: как решить проблему). Один из ключевых моментов, который необходимо отразить в плане, это продумать каким образом достичь общего понимание вопроса между всеми участниками совещания. Кроме того, в хорошем плане должны быть отражены и шаги, необходимые для решения вопроса, их плюсы и минусы, а также потенциальные результаты. В идеале, план совещания должен быть заранее разослан всем потенциальным участникам, чтобы они могли ознакомиться с ключевыми пунктами и сформулировать свою позицию до начала митинга.
Резюме: План является ключевым фактором для продуктивной встречи. Наличие только одной цели без какой-либо повестки дня может привести к проблемам. Есть риск запутаться и потерять нить рассуждения, упустить что-то важное, да и вообще, не иметь четкого понимания, как пробудить интерес присутствующих к обсуждаемой теме.
? Ограничение по времени.
Время – деньги, и вы, наверняка, слышали это высказывание. Это абсолютно верно для любых мероприятий, в том числе совещаний и митингов. Во-первых, когда вы приглашаете кого-то на мероприятие, вы должны понимать, что вы претендуете на время людей, которое они, вероятно бы, потратили на какие-то другие задачи (возможно, более важные). Поэтому важно приглашать правильных людей, чтобы они не просто просиживали на совещании, а могли внести свой вклад или, хотя бы, принять участие в обсуждении. Во-вторых, когда люди осознают, что продолжительность встречи ограничена по времени, они будут пытаться выражать свои мысли более точно, без лишних деталей.
Резюме: ограничение мероприятия по времени является действительно важным фактором, но это не ключевой момент, отсутствие которого ведет к непродуктивной встрече.
? Правильное место и время.
Хорошим тоном является планирование встреч в оптимальное время, когда будут доступны правильные люди. Однако, если вопрос требует немедленного решения и не терпит отлагательства, тогда встреча должна состояться, независимо от того, находитесь ли вы в переговорной комнате или открытом офисном пространстве (или, черт возьми, шутка ?).
Резюме: правильное место и время действительно важны, поскольку посещаемость аудитории очень зависит от этого, но это не может служить причиной для отмены встречи в экстренных случаях …
? Итог (резюме).
Я посещал и продолжаю посещать различные мероприятия, включая совещания, митинги, и продолжаю замечать, что даже опытные менеджеры довольно часто совершают ошибку, которую можно назвать “отсутствие итога”. Даже если встреча была проведена должным образом, необходимо подвести итоги встречи, чтобы убедиться, что все участники “на одной волне” относительно вопросов, озвученных в совещании. В идеале, итог или резюме встречи должно содержать пункты, направленные на определенные действия и делегированные определенным людям, которые будут отвечать за их выполнение. Суть итога сводится к тому, чтобы решать вопросы, озвученные на совещании и не допускать ситуации из басни Крылова “А воз и ныне там”.
Резюме: Итог – ключевой фактор.
? Тематическая экспертиза участников.
Встреча будет более продуктивной, если в ней примут участие эксперты. Это в общем фактор здравого смысла, приглашать на встречу, так называемых, правильных людей, которые могли бы внести активный вклад и помочь найти эффективный способ решения вопроса.
Резюме: конечно, желательно иметь на встрече людей с экспертизой, но так будет не всегда, да и ключевым фактором успеха это назвать нельзя. Например, лицо, принимающие окончательное решение, которое приглашено на совещание, может полагаться на вашу экспертизу в конкретном вопросе. Кроме того, возможно, что в вашей организации нет экспертов в отдельно взятой области и вы являетесь единственным, кто хоть что-то в этом понимает (или понимает хорошо). В любом случае, организатору мероприятия необходимо сделать все возможное, чтобы участники понимали цель вопроса хотя бы на самом базовом уровне.
? Заметки во время встречи.
Желательно вести заметки прямо на встрече, чтобы ничего не упустить. Однако, при наличии четкого итога, роль этой деятельности, хоть и несет определённую ценность, но не является ключевой.
Резюме: хороший тон, но не более.
Конечно, есть и другие факторы, которые не упоминаются в этом материале. В рамках этой темы мы рассмотрели только основные факторы которые помогут организовать эффективное совещание.
Итак, давайте подведем итоги и выделим три ключевых фактора для продуктивной и эффективной встречи.
1️⃣ Цель (что я пытаюсь решить / достичь)
2️⃣ План (введение в вопрос и предложение по решению)
3️⃣ Итог (заключение в виде пунктов, направленных на действия по решению вопроса, озвученного на мероприятии)
Оставить комментарий